Whistleblowing

Baumann & Partners S.A. (B&P) hat ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing System) eingerichtet, welches nicht nur Mitarbeitern, sondern auch ehemaligen und angehenden Mitarbeitern, Dienstleistern und Dritten ermöglicht, Meldungen über Fehlverhalten, wie strafbare Handlungen, Geldwäsche-, und Terrorismusverdacht, aufsichtsrechtliche Pflichtverletzungen oder unethisches strafbewehrtes Verhalten, die unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter oder Geschäftspartner betreffen, abzugeben.

Das Meldesystem hat das Ziel potenziellen Risiken frühzeitig zu identifizieren, ihnen entgegenzuwirken und Schaden von unserem Unternehmen, unseren Mitarbeitern sowie Geschäftspartnern abzuwenden.

Es darf nicht für falsche Anschuldigungen und wahrheitswidrige Meldungen missbraucht werden, da sonst das Vertrauen in ein rechtskonformes und ethisches Verhalten, ein strukturiertes und vertrauenswürdiges Meldeverfahren von tatsächlichen oder vermuteten Verstößen ohne Angst vor Repressalien, ausgehebelt wird.

Bitte beachten Sie, dass das Hinweisgebersystem nicht für die Einreichung von Beschwerden dient. Hierfür nutzen Sie bitte den Link https://bpam.lu/de/beschwerdemanagement/, unter dem Sie Hinweise zum Beschwerdemanagement erhalten.

Sie können über verschiede Meldekanäle eine Hinweisgeber-Meldung (Whistleblowing-Meldung) abgeben

1. Postalisch an den Bereich Compliance
   Persönlich/Vertraulich
   Compliance / Chief Compliance Officer
   Baumann & Partners S.A.
   5, Heienhaff
   L-1736 Senningerberg
   
   
2. Telefonisch an den Bereich Compliance
   00352/24 69 35 34
   oder
   00352/24 69 35 47
   
   
3. Per E-Mail an den Bereich Compliance
   Whistleblowing@bpam.lu

Sie können über die eingerichteten Hinweisgebersysteme auch eine physische Zusammenkunft ersuchen, um die Meldung mündlich vorzutragen.

Alle Meldungen werden sorgfältig geprüft, streng vertraulich und unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Regelungen behandelt.

Sie treten über einen der o.g. Meldekanäle mit uns in Verbindung, wobei Sie die Klassifizierung der Meldung und eine zügige Bearbeitung unterstützen, wenn Sie so umfassend, wie Ihnen möglich Angaben machen.

Untenstehendes soll Ihnen dabei helfen die Meldung zu verfassen.

1. Grund der Meldung

In erster Linie ist es wichtig, den Grund Ihrer Meldung kurz darzustellen, d.h. handelt es sich um eine regulatorische Hinweismeldung, oder um eine mit Datenschutzbezug.

Nachfolgend finden Sie Kategorien mit Sub-Kategorien, die es Ihnen erleichtern sollen, Ihre Meldung zu klassifizieren.

1.1. Regulatorik & Compliance

•  Verletzung von MiFID-II-Richtlinien
•  Nichteinhaltung von KYC-/AML-Vorschriften (Geldwäscheprävention)
•  Umgehung von regulatorischen Meldepflichten
•  Unzureichende Risiko- oder Compliance-Kontrolle
•  Verstoß gegen CSSF-Vorgaben
•  Unvollständige oder manipulierte Berichterstattung an Aufsichtsbehörden

1.2. Kundengeschäfte & Vermögensverwaltung

•  Interessenskonflikte bei Vermögensverwaltungsdienstleistung
•  Provisionen / Kickbacks ohne Offenlegung
•  Falsche oder irreführende Produktinformationen gegenüber Kunden
•  Churning (übermäßiger Handel zur Generierung von Gebühren)
•  Missbrauch von Kundeninformationen für Eigenhandel

1.3. Interne Missstände & Ethik

•  Insiderhandel oder Marktmanipulation
•  Vorteilsnahme / Korruption (z.B. Bevorzugung einzelner Kunden)
•  Verstöße gegen Vertraulichkeit
•  Diskriminierung, Mobbing oder Einschüchterung von Mitarbeitenden
•  Manipulation von Leistungskennzahlen (KPIs) zur Bonuserhöhung
•  Whistleblower-Repressalien (Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber)

1.4. Datenschutz & IT

•  Datenschutzverstöße (z.B. DSGVO-Verletzungen)
•  Sicherheitslücken bei Kundendaten oder internen Systemen
•  Unautorisierter Zugriff auf interne Datenbanken
•  Einsatz unsicherer oder unlizenzierter Software

1.5. Nachhaltigkeit & ESG-Verstöße

•  Greenwashing bei Finanzprodukten
•  Unwahre ESG-Berichterstattung
•  Nichtbeachtung von Nachhaltigkeitsrisiken

2. Persönliche Daten

Um mit Ihnen in Kontakt treten zu können, weil es z.B. Rückfragen gibt, benötigen wir Ihre Kontaktdaten:

Name:

Vorname:

E-Mail:

Wir versichern Ihnen, dass diese Daten streng vertraulich behandelt werden und nur vom Bereich Compliance verarbeitet werden. Sie als Hinweisgeber sind vor einer Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten geschützt.

Wir sind an der Hinweisgeber-Meldungen interessiert, um Schäden abzuwenden, nicht an Ihnen als Hinweisgeber.

3. Beschreibung des Sachverhalts

Um den Sachverhalt bearbeiten und prüfen zu können ist es wichtig, dass Sie möglichst genau beschreiben, was passiert ist, d.h. wann hat sich der Fall zugetragen (Datum, ggf. Uhrzeit), wo hat sich der Vorfall zugetragen, welche Personen, sofern Ihnen die Namen bekannt sind, waren beteiligt.

4. Weitere Hinweise oder Belege

Sofern die Zeugen, Dokumente oder sonstige Unterlagen, wie Links oder Screenshots haben, können Sie diese gerne einreichen.

Hinweise zum Datenschutz

B&P ist nach dem luxemburgischen Umsetzungsgesetz vom 16. Mai 2023, welches die Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden umsetzt, verpflichtet, ein Hinweisgebersystem auch externen Dritten zur Verfügung zu stellen.

Das Hinweisgebersystem verarbeitet namentliche abgegebene Hinweise und gewährleistet die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und der Personen, welche Gegenstand der Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung genannten Personen.

B&P verarbeitet und speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet werden, erforderlich ist. In der Regel wird die Dokumentation interner und externer Meldungen nach den gesetzlichen Regelungen drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, das durch den Hinweis eingeleitet wurde, gelöscht. Die Dokumentation kann jedoch länger aufbewahrt werden, um rechtliche und/oder regulatorische Anforderungen zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Wahlrecht zwischen interner und externer Meldestelle

Es besteht die Wahl, ob sich der Hinweisgeber an eine sog. interne Meldestelle des Unternehmers, oder an eine sog. externe Meldestelle bei den Behörden wendet.

Die Hinweisgeber sollen jedoch in denjenigen Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Sofern Sie sich an die externe Meldestelle wenden möchten, finden Sie hier den Link zur Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) https://www.cssf.lu/en/whistleblower-protection/, wobei jede Person, die Verstöße melden möchte dies auf Französisch, Luxembourgish, Deutsch oder Englisch tun kann.

Was passiert nach meiner Hinweisgeber-Meldung?

Der Bereich Compliance wird den gemeldeten Sachverhalt einer Vorprüfung unterziehen und entscheiden, ob er in das Hinweisgebersystem fällt.

Sie erhalten binnen sieben Tagen nach eingereichter Meldung eine Bestätigung über den Eingang Ihrer Hinweisgeber-Meldung, vorausgesetzt, sie haben Ihre Kontaktdaten hinterlassen.

Nach der Vorprüfung und Bescheidung in die Aufnahme in das Hinweisgebersystem führt der Bereich Compliance weitere Schritte zur Aufklärung des Sachverhalts durch.

Nach Abschluss der Prüfungen werden, sofern sich ein Verstoß bestätigt hat, geeignete Maßnahmen getroffen.

Sie erhalten binnen drei Monaten nach Eingangsbestätigung eine Rückmeldung, sofern Sie Ihre Kontaktdaten hinterlassen haben, über das Ergebnis bzw. den Stand der Untersuchungen, wobei die datenschutzrechtlichen Regelungen beachtet werden und Sie als Hinweisgeber hinreichend geschützt bleiben.