Executive Assistant – Private Wealth Management & Corporate Administration (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, engagierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die unser Private Wealth Management sowie die Geschäftsführung in organisatorischen und administrativen Belangen unterstützt. In dieser vielseitigen Position übernehmen Sie eine zentrale Koordinations- und Schnittstellenfunktion, stehen in direktem Kontakt mit unseren Kunden und Geschäftspartnern und unterstützen die Geschäftsführung bei operativen und unternehmensbezogenen Aufgaben.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die eigenständig, vorausschauend und strukturiert arbeitet, ein hohes Maß an Diskretion mitbringt und Freude an einem abwechslungsreichen Aufgabenbereich in einem professionellen Finanzdienstleistungsumfeld hat.

Private Wealth Management (ca. 70 %)

• Persönliche und organisatorische Assistenz des für Private Wealth Management zuständigen Geschäftsführers im operativen Tagesgeschäft.
• Eigenständige Termin- und Kalenderkoordination, Korrespondenz sowie Organisation und Nachbereitung von Kundenbesprechungen, Meetings und Geschäftsreisen.
• Direkte Kommunikation mit Kunden, Depotbanken und Geschäftspartnern, einschließlich der Bearbeitung administrativer Kundenanfragen, Anforderung fehlender Unterlagen und Koordination von Terminen.
• Planung und Organisation von Kundenveranstaltungen und Private-Wealth-Management-Events.
• Erstellung und Aufbereitung professioneller PowerPoint-Präsentationen für Kundentermine sowie Sitzungen der Geschäftsführung und des Verwaltungsrats.
• Administrative Unterstützung bei der Vorbereitung von Kundenanträgen, KYC-Dokumentationen sowie laufenden Prozessen im Rahmen des Client Lifecycle Managements.
• Zentrale Koordination und Verwaltung von Benutzerzugängen und Zugriffsberechtigungen bei den angebundenen Depotbanken.
• Erstellung und Bearbeitung von Reise- und Spesenabrechnungen.
• Koordination interner Abstimmungen sowie eigenständige Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten innerhalb des Private Wealth Managements.

Geschäftsführung & Corporate Administration (ca. 30 %)

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung bei übergreifenden Unternehmensangelegenheiten.
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Geschäftsführungs- und Verwaltungsratssitzungen sowie Erstellung der Sitzungsprotokolle auf Grundlage der Besprechungen.
• Verwaltung und Aktualisierung von Unterschriftsberechtigungen, Vollmachten und zugehörigen Unternehmensdokumentationen.
• Pflege der Unternehmenswebsite und Social-Media-Kanäle einschließlich der Koordination mit externen Dienstleistern.
• Planung und Organisation interner Unternehmensveranstaltungen und Firmenevents.
• Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen und weiteren Unternehmensunterlagen.

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion, idealerweise im Private Banking, Wealth Management oder Finanzdienstleistungssektor.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Aufgaben und Prioritäten effizient zu koordinieren.
• Professionelles, serviceorientiertes Auftreten und Freude am direkten Kontakt mit anspruchsvollen Kunden und Geschäftspartnern.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, insbesondere PowerPoint, Outlook, Word und Excel.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Französischkenntnisse sind von Vorteil.
• Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägter Teamgeist.

Wenn Sie eine persönliche und angenehme Arbeitsatmosphäre suchen, die von flachen Hierarchien und einem kollegialen Miteinander geprägt ist, werden Sie sich bei uns wohl fühlen.

Neben einer leistungsgerechten Vergütung bieten wir einen modernen und vielseitigen Arbeitsplatz, in dem Sie Ihre Kompetenzen und Ideen mit einbringen können.

Senden Sie uns Ihre Unterlagen vorzugsweise per E-Mail an recruitment@bpam.lu.